Colaboradora Administrativa

OBJETIVO DEL PUESTO : Brindar soporte operativo y administrativo a las áreas de la organización, garantizando el correcto manejo de documentación, gestión de correspondencia, control de archivo, atención a proveedores y clientes internos, así como el apoyo en procesos administrativos, contribuyendo a la eficiencia y orden institucional.
Formación Académica: Bachillerato tecnico en contabilidad, Técnico en Administración de Empresas, Tecnico en contabilidad. Deseable: Estudiante universitario en Administración o Idiomas.
-Inglés intermedio de preferencia.
Conocimientos Técnicos:Paquete Office (Word, Excel, Outlook), manejo de sistemas de archivo, redacción profesional, Inteligencia artificial, facilidad de uso de herramientas tecnologicas.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
1 Gestión Documental y Archivo
Recibir, clasificar, registrar y distribuir la correspondencia interna y externa.
Mantener actualizado el sistema de archivo físico y digital conforme a las políticas institucionales.
Preparar y organizar documentos para la firma de autoridades y tramitación de expedientes.
Custodiar y controlar el acceso a documentos confidenciales.
2 Soporte Administrativo General
Apoyar en la elaboración de informes, memorandos, oficios y reportes administrativos.
Elaboración, control y seguimiento de requisiciones hasta su pago
Coordinar la logística de reuniones, agendas, salas y eventos internos.
Apoyo administrativo a las diversas áreas del departamento.
Llevar cuadros controles en excel de varios trámites del departamento.
3 Atención y Comunicación
Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas de manera profesional.
Dar seguimiento a solicitudes de clientes internos y externos.
Actuar como enlace administrativo entre departamentos para el flujo efectivo de información.