Ejecutiva de Seguimiento Comercial Ejecutiva de Preventa
Descripción del Puesto
El Encargado de Seguimientos (Seguimiento Comercial) desempeña un papel fundamental dentro de KTEDRA, siendo responsable de garantizar que todos los leads generados por el equipo de ventas sean gestionados de manera eficiente. Este puesto, ubicado en El Salvador con cobertura regional en Latinoamérica, reporta directamente al Director Comercial y tiene como objetivo maximizar la conversión de prospectos en inscritos de los cursos de educación continua.
Responsabilidades Principales
1. Identificar
La misión central de este rol consiste en asegurar que ningún lead quede sin un ?next step? y que todos sean movidos de forma eficiente a través del embudo de ventas. Entre las responsabilidades clave se incluyen:
- Detectar nuevos leads entrantes, evaluar su estado y asignarlos correctamente según país, perfil y urgencia.
- Identificar leads estancados en el sistema (sin avance en ?X? días) y reactivar el contacto o escalar al vendedor correspondiente.
- Reconocer los cuellos de botella en el pipeline, como la acumulación excesiva de leads en ?seguimiento? sin propuesta o respuesta, y reportar estos bloqueos al Director Comercial.
- Mantener un registro claro sobre el estado de cada lead: fecha de generación, cantidad de interacciones y programación del próximo contacto necesario.
2. Comunicar
El Encargado de Seguimientos actúa como puente entre el equipo generador de leads, los vendedores de cierre y los prospectos, manteniendo una comunicación fluida, profesional y personalizada. Las tareas principales en esta área son:
- Realizar llamadas, enviar correos electrónicos, mensajes de LinkedIn u otros canales para establecer o retomar contacto con los leads asignados.
- Personalizar cada interacción, mencionando el curso de interés, el perfil del participante, el país, la empresa y el beneficio detectado en la primera llamada.
- Enviar recordatorios con urgencia estratégica, como aprovechar descuentos por inscripción temprana o fechas límite de cupo, para motivar el avance del prospecto.
- Reportar al Director Comercial avances, leads que requieren soporte adicional, y aquellos que se han convertido o quedado fuera (incluyendo el motivo).
- Mantener actualizado el CRM (Zoho CRM), registrando llamadas, correos, tareas pendientes, estado del lead y próximos pasos definidos.
3. Actuar
La ejecución diligente es clave para este puesto, asegurando que cada lead tenga un camino definido hacia la propuesta o cierre, evitando que queden en limbo. Las acciones concretas incluyen:
- Realizar el primer contacto y documentarlo dentro de las primeras 24 horas de generación del lead.
- Crear una ruta de seguimiento para cada lead, con toques definidos (ejemplo: día 1 llamada, día 3 correo, día 5 mensaje en LinkedIn), hasta que el lead avance o se archive como ?nurturing?.
- Si tras la cadencia estándar (por ejemplo, 5 contactos en 10 días) el lead permanece sin respuesta, moverlo a ?nurturing? o ?archivado temporalmente? para liberar seguimiento activo.
- Colaborar con los vendedores para coordinar la entrega de propuestas, agendar demos y asegurar que los leads calificados se conviertan en oportunidades.
- Cumplir metas de actividad diaria/semanal, como número de nuevos leads contactados, leads reactivados y porcentaje de leads con ?next step? definido.
- Analizar semanalmente los parámetros de seguimiento y proponer mejoras al proceso: leads activos bajo gestión, días promedio sin respuesta, avance a propuesta, tasa de conversión.
Competencias y Requisitos
Requisitos Mínimos
- Licenciatura en Administración, Ventas, Marketing o campo afín, o experiencia equivalente.
- 2-3 años de experiencia en roles de seguimiento de ventas, coordinación comercial o CRM.
- Dominio de Zoho CRM u otro CRM similar; excelente manejo de Excel, correo electrónico y LinkedIn.
- Alta organización, metodología y atención al detalle.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, capacidad de personalizar mensajes para distintos países y regiones.
- Mentalidad de mejora continua: identificar bloqueos, proponer acciones y medir resultados.
Competencias Preferidas
- Experiencia en ventas B2B o en educación corporativa.
- Conocimiento del mercado LATAM (países, cultura de RRHH, procesos de aprobación).
- Capacidad para trabajar de forma autónoma, gestionar múltiples leads simultáneamente y priorizar tareas.
Indicadores de Desempeño (KPIs)
Para evaluar la eficacia del Encargado de Seguimientos, se considerarán los siguientes indicadores:
- Número de leads asignados al seguimiento por semana.
- Tasa de contacto efectivo (llamadas y correos que generan respuesta).
- Número promedio de ?toques? por lead antes de conversión o archivo.
- Tiempo promedio desde la generación del lead hasta el primer contacto.
- Porcentaje de leads reactivados (leads estancados que vuelven al embudo activo).
- Porcentaje de leads contactados que avanzan a propuesta o a ?vendedor de cierre?.
- Número de leads activos bajo gestión en un momento dado (tope definido).
- Calidad del registro en CRM: porcentaje de leads con ?next step? definido cada vez que se contacta.
- Velocidad del pipeline: tiempo medio desde lead generado hasta inscrito.
- Costo por lead gestionado y valor incremental conseguido.
Cultura y Valores
El Encargado de Seguimientos debe operar alineado con los valores de KTEDRA: organización, lealtad, ética, equidad e integridad. Es fundamental actuar con transparencia, mantener un seguimiento respetuoso, evitar prácticas agresivas y mostrar respeto hacia los prospectos. Además, se espera que el candidato se entusiasme con la misión de KTEDRA: elevar la educación continua en tecnología en Latinoamérica, convencido de que su gestión es clave para que más profesionales accedan a formación de alto valor.